Hogyan kell levelet írni az ügyfélnek fizetésre

Amikor fizetést kér az ügyféltől, megfelelő intézkedéseket alkalmaznak a hozzájuk küldendő hatékony levelek létrehozására. A fizetési kérelem leveleit akkor használjuk, ha az ügyfél nem fizet ki számlát az esedékességig. Minél tovább tart egy ügyfélnek egy számla kifizetése, annál több levelet ír egy vállalat ennek az ügyfélnek. A fizetési kérelem levele Udvariasnak, egyértelműnek és részletesen meg kell adnia az ügyfél által elkövetett jogsértést.

Követendő lépések:

Használjon céges fejlécetmivel minden információt tartalmaz a szervezetről, és gyakran formálisabbnak tűnik.

A levelet egy adott személynek kell címeznie. Meg kell adni a levél dátumát, amelyet az ügyfél neve és címe követ. Címezze az illetőt úgy, hogy "Kedves", majd az ügyfél teljes nevét mondja.

Adja meg a levél célját. A fizetési kérelemről szóló levélnek egyértelműen közölnie kell ezt a célt a kérelem elején. Használjon professzionális hangot, és használjon meleg, pozitív szavakat.

Adja meg az adósság részleteit. Adja meg az adósság teljesítésének dátumát, az eredeti esedékességi napot és a tartozás összegét a késedelmi díjakkal együtt. Ez tartalmazza a számla számát, így az ügyfél könnyebben megtalálja az eredeti dokumentumot. Számos vállalatba beletartozik a az eredeti számla másolata ebben a típusú levélben. Tájékoztassa az ügyfelet a késedelmes fizetések kamatlábáról.

Kérjen fizetést az ügyfelektől. Az ügyfél tudja, hogy több késedelem kerülhető el, ha a megfelelő összeget meghatározott időn belül befizeti. Hívja az ügyfelet, hogy intézkedjen, ha ezen a napon nem tudja teljes mértékben teljesíteni a fizetést. Szükség esetén mellékelje a közvetlen telefonszámának kiterjesztését. Adja meg e-mail címét, és felajánlja levelezését ezen az űrlapon keresztül, ha az ügyfél szeretné.

Köszönöm az ügyfélnek. Ha a befizetés már megtörtént, köszönje meg az ügyfélnek. Előre köszönöm az ügyfeleknek, hogy azonnali fizetést küldtek. Mondja el az ügyfélnek, hogy ha bármilyen kérdése van ezzel kapcsolatban, ne habozzon felhívni.

Aláírja a levelet. A levél befejezéséhez írd be: "Tisztelettel", majd a neved és a címed.

Ha további hasonló cikkeket szeretne olvasni Hogyan kell levelet írni az ügyfélnek fizetésre, javasoljuk, hogy adja meg a Hobbik és tudomány kategóriánkat.